Mensen die een sportcompetitie runnen, maken zich vaak zorgen of ze de juiste documenten hebben of dat ze iets belangrijks missen.
In de praktijk werken de meeste kleine competities en basiscompetities met een klein aantal basisdocumenten, en velen gebruiken nooit iets formeler dan dat.
In dit artikel wordt uitgelegd welke documenten competities doorgaans hebben, welke vaak voorkomen en welke optioneel zijn, op basis van hoe competities gewoonlijk in de echte wereld werken.
Begin met wat er daadwerkelijk wordt gebruikt
Als je kijkt hoe competities ervoor kiezen om documenten op te slaan, krijg je een goede indicatie van wat ze dagelijks nuttig vinden.
In competities van de LeagueRepublic worden trainingen het vaakst geladen, die helpen bij het beheren van wedstrijden en het beheren van de competitie, in plaats van formele bestuurspapieren.
De meeste competities richten zich eerst op documenten die teams helpen begrijpen hoe de competitie werkt.
Algemene documenten van een link, in volgorde van gebruik
Hoewel elke competitie anders is, worden de volgende documenten het meest gebruikt door kleinere sportcompetities:
Competitieregels
Regels zijn het meest voorkomende documenttype.
Ze leggen meestal uit hoe wedstrijden worden gespeeld, hoe punten of ratings worden berekend, wat er gebeurt als een wedstrijd wordt uitgesteld en hoe basiszaken worden afgehandeld.
Veel competities beschouwen hun regels als het belangrijkste referentiedocument, vooral als ze geen aparte grondwet hebben.
Competitiestructuur en spelinformatie
Competities moeten altijd informatie over speelschema's, divisies en competities communiceren, maar deze informatie wordt meestal dynamisch beheerd en niet als een vast document.
In de praktijk delen de meeste competities deze informatie via een site, online systeem of regelmatig bijgewerkte pagina's, in plaats van te vertrouwen op statische bestanden.
De documenten kunnen nog steeds af en toe worden gebruikt als referentie, maar de verwachting van de meeste teams is dat de informatie over de wedstrijden online wordt bijgewerkt.
Notulen van vergaderingen en algemene vergaderingen
Veel competities houden eenvoudige verslagen bij van vergaderingen, seizoensoverzichten of jaarlijkse algemene vergaderingen.
Deze documenten zijn over het algemeen kort en informeel, maar ze helpen de continuïteit van het ene tijdperk naar het andere te waarborgen, vooral wanneer organisatoren veranderen.
Het bestaan van deze documenten suggereert dat veel competities worden beheerd door kleine groepen of commissies, en niet door één persoon.
Grondwetten
Grondwetten komen minder vaak voor dan regels.
Ze komen vaker voor in grotere competities, die al vele jaren bestaan, of in competities die om externe redenen een formele structuur nodig hebben.
Voor de meeste minor leagues is een grondwet optioneel en niet essentieel.
Handleidingen of handleidingen
Sommige competities maken handleidingen of gidsen voor organisatoren waarin meerdere onderwerpen op één plek worden samengebracht.
Deze documenten zijn relatief ongebruikelijk en verschijnen meestal pas nadat de competitie meerdere keren actief is geweest.
Gedragscodes en beschermingsdocumenten
Gedragscodes, gedragsbeleid en beschermingsrichtlijnen komen over het algemeen minder vaak voor, maar komen veel vaker voor in competities waarbij spelers onder de 18 jaar betrokken zijn.
Competities alleen voor volwassenen zijn meestal gebaseerd op algemene regels en informele verwachtingen.
Welke documenten hebben de meeste competities niet?
Het is ook belangrijk om te begrijpen wat de meeste competities niet gebruiken.
Veel minor leagues hebben geen:
Een formele grondwet
Een gedetailleerd disciplinair beleid
Een complete handleiding
Juridische documenten of nalevingsdocumenten
Dit is normaal, vooral in informele competities of alleen voor volwassenen.
Documenten verschijnen meestal als er een duidelijke reden voor is, en niet van tevoren.
Verzekeringen zijn een ander gebied waar competities meestal naar vragen, maar dat is niet altijd nodig.
Een verstandige benadering van kleine competities
Voor de meeste competities is een praktische aanpak:
Begin met duidelijke, geschreven regels
Zorg ervoor dat informatie over wedstrijden en competities duidelijk beschikbaar en actueel is
Houd eenvoudige verslagen bij van beslissingen of vergaderingen
Voeg alleen nieuwe documenten toe als ze echt nodig zijn
Als u vanaf het begin alle mogelijke documenten probeert te maken, voegt dit meestal onnodig werk toe zonder de werking van de link te verbeteren.
De belangrijkste conclusie
Kleine sportcompetities hebben niet veel documenten nodig om succesvol te kunnen functioneren.
De meeste zijn gebaseerd op enkele praktische documenten, met name regels en informatie over wedstrijden, en voegen alleen maar meer structuur toe naarmate de competitie groeit of de omstandigheden veranderen.
Als de teams begrijpen hoe de wedstrijden werken, hoe met de resultaten wordt omgegaan en wat er van hen wordt verwacht, heb je al de belangrijkste documenten.