Les personnes qui dirigent une ligue sportive se demandent souvent si elles ont les bons documents en place ou s'il leur manque quelque chose d'important.
Dans la pratique, la plupart des petites ligues et des ligues de base fonctionnent avec un petit ensemble de documents de base, et beaucoup n'utilisent jamais rien de plus formel que cela.
Cet article explique quels documents les ligues possèdent généralement, lesquels sont courants et lesquels sont facultatifs, en fonction de la façon dont les ligues fonctionnent généralement dans le monde réel.
Commencez par ce qui est réellement utilisé
L'examen de la façon dont les ligues choisissent de stocker les documents donne une bonne idée de ce qu'elles trouvent utile au quotidien.
Dans les ligues LeagueRepublic, les documents les plus fréquemment chargés sont les entraînements, qui aident à gérer les matchs et à administrer la ligue, plutôt que des documents de gouvernance formels.
La plupart des ligues se concentrent d'abord sur des documents qui aident les équipes à comprendre le fonctionnement de la compétition.
Documents courants d'un lien, par ordre d'utilisation
Bien que chaque ligue soit différente, les documents suivants sont les plus utilisés par les ligues sportives mineures :
Règles de la ligue
Les règles constituent le type de document le plus courant.
Ils expliquent généralement comment les matchs sont joués, comment les points ou les notes sont calculés, ce qui se passe si un match est reporté et comment les problèmes de base sont traités.
De nombreuses ligues considèrent leurs règles comme le principal document de référence, surtout si elles n'ont pas de constitution distincte.
Structure de la compétition et informations sur le jeu
Les ligues ont toujours besoin de communiquer des informations sur les horaires des matchs, les divisions et les compétitions, mais ces informations sont généralement gérées de manière dynamique et non sous forme de document fixe.
Dans la pratique, la plupart des ligues partagent ces informations via un site, un système en ligne ou des pages régulièrement mises à jour, plutôt que de s'appuyer sur des fichiers statiques.
Les documents peuvent encore être utilisés occasionnellement à titre de référence, mais la plupart des équipes s'attendent à ce que les informations des matchs soient mises à jour en ligne.
Procès-verbaux des réunions et des assemblées générales
De nombreuses ligues tiennent des registres simples des réunions, des bilans de saison ou des assemblées générales annuelles.
Ces documents sont généralement courts et informels, mais ils contribuent à assurer la continuité d'une époque à l'autre, en particulier lorsque les organisateurs changent.
L'existence de ces documents suggère que de nombreuses ligues sont gérées par de petits groupes ou commissions, et non par une seule personne.
Constitutions
Les constitutions sont moins courantes que les règles.
Ils ont tendance à apparaître plus fréquemment dans les ligues plus importantes, qui existent depuis de nombreuses années, ou dans les ligues qui ont besoin d'une structure formelle pour des raisons externes.
Pour la plupart des ligues mineures, une constitution est facultative et non essentielle.
Manuels ou guides
Certaines ligues créent des manuels ou des guides pour les organisateurs qui regroupent plusieurs sujets en un seul endroit.
Ces documents sont relativement rares et n'apparaissent généralement qu'après plusieurs opérations de la ligue.
Codes de conduite et documents de protection
Les codes de conduite, les politiques de conduite et les directives de protection apparaissent généralement moins fréquemment, mais sont beaucoup plus courants dans les ligues impliquant des joueurs de moins de 18 ans.
Les ligues réservées aux adultes ont tendance à être basées sur des règles générales et des attentes informelles.
Quels sont les documents que la plupart des ligues ne possèdent pas ?
Il est également important de comprendre ce que la plupart des ligues n'utilisent pas.
De nombreuses ligues mineures n'ont pas :
Une constitution officielle
Une politique disciplinaire détaillée
Un manuel complet
Documents juridiques ou de conformité
C'est normal, surtout dans les ligues informelles ou uniquement pour les adultes.
Les documents ont tendance à apparaître lorsqu'ils ont une raison claire, et non à l'avance.
L'assurance est un autre domaine sur lequel les ligues posent généralement des questions, mais ce n'est pas toujours nécessaire.
Une approche sensée des petites ligues
Pour la plupart des ligues, une approche pratique est la suivante :
Commencez par des règles claires et écrites
Veiller à ce que les informations sur les jeux et les compétitions soient clairement disponibles et à jour
Tenez des registres simples des décisions ou des réunions
Ajoutez de nouveaux documents uniquement lorsqu'ils sont vraiment nécessaires
Essayer de créer tous les documents possibles dès le début ajoute généralement du travail inutile sans améliorer le fonctionnement du lien.
La principale conclusion
Les petites ligues sportives n'ont pas besoin d'un grand nombre de documents pour fonctionner correctement.
La plupart sont basés sur des documents pratiques, notamment des règles et des informations sur les jeux, et ne font qu'ajouter de la structure au fur et à mesure que la ligue grandit ou que les circonstances changent.
Si les équipes comprennent le fonctionnement des jeux, comment les résultats sont traités et ce que l'on attend d'elles, vous disposez déjà des documents les plus importants.