Les gens qui dirigent une ligue sportive s'inquiètent souvent de savoir s'ils ont les bons documents en place ou s'ils manquent quelque chose d'important.
En pratique, la plupart des petites ligues et des ligues de base travaillent avec un petit ensemble de documents de base, et beaucoup n'utilisent jamais rien de plus formel que cela.
Cet article explique quels documents les ligues ont habituellement, lesquels sont communs et lesquels sont facultatifs, en fonction de la façon dont les ligues fonctionnent habituellement dans le monde réel.
Commencez par ce qui est réellement utilisé
L'examen de la façon dont les ligues choisissent de stocker des documents donne une bonne idée de ce qu'elles trouvent utile au quotidien.
Dans les ligues de la LeagueRepublic, les documents les plus fréquemment chargés sont les pratiques, qui aident à gérer les matchs et à administrer la ligue, plutôt que les documents officiels de gouvernance.
La plupart des ligues se concentrent d'abord sur les documents qui aident les équipes à comprendre le fonctionnement de la compétition.
Documents communs d'un lien, par ordre d'utilisation
Bien que chaque ligue soit différente, les documents suivants sont les plus utilisés par les ligues sportives mineures :
Règles de la ligue
Les règles sont le type de document le plus courant.
Ils expliquent généralement comment les parties sont jouées, comment les points ou les cotes sont calculés, ce qui se passe si un match est reporté et comment les problèmes de base sont traités.
De nombreuses ligues considèrent leurs règles comme le principal document de référence, surtout si elles n'ont pas de constitution distincte.
Structure de la compétition et information sur le jeu
Les ligues doivent toujours communiquer des informations sur les horaires des matchs, les divisions et les compétitions, mais ces informations sont généralement gérées de manière dynamique et non pas comme un document fixe.
En pratique, la plupart des ligues partagent cette information par l'entremise d'un site, d'un système en ligne ou de pages régulièrement mises à jour, plutôt que de se fier à des fichiers statiques.
Les documents peuvent toujours être utilisés occasionnellement à titre de référence, mais la plupart des équipes s'attendent à ce que l'information sur les matchs soit mise à jour en ligne.
Procès-verbaux des réunions et des assemblées générales
De nombreuses ligues tiennent des registres simples des réunions, des examens de saison ou des assemblées générales annuelles.
Ces documents sont généralement courts et informels, mais ils contribuent à assurer la continuité d'une époque à l'autre, surtout lorsque les organisateurs changent.
L'existence de ces documents donne à penser que de nombreuses ligues sont gérées par de petits groupes ou commissions, et non par une seule personne.
Constitutions
Les constitutions sont moins courantes que les règles.
Ils ont tendance à apparaître plus fréquemment dans les ligues plus importantes, ayant de nombreuses années d'existence, ou dans les ligues qui ont besoin d'une structure officielle pour des raisons externes.
Pour la plupart des ligues mineures, une constitution est facultative et non essentielle.
Manuels ou guides
Certaines ligues créent des manuels ou des guides pour les organisateurs qui rassemblent plusieurs sujets en un seul endroit.
Ces documents sont relativement rares et ne paraissent habituellement qu'après que la ligue a été en activité à plusieurs reprises.
Codes de conduite et documents de protection
Les codes de conduite, les politiques de conduite et les lignes directrices en matière de protection apparaissent moins fréquemment dans l'ensemble, mais ils sont beaucoup plus fréquents dans les ligues impliquant des joueurs de moins de 18 ans.
Les ligues réservées aux adultes ont tendance à être fondées sur des règles générales et des attentes informelles.
Quels sont les documents que la plupart des ligues n'ont pas ?
Il est également important de comprendre ce que la plupart des ligues n'utilisent pas.
De nombreuses ligues mineures n'ont pas :
Une constitution formelle
Une politique disciplinaire détaillée
Un manuel complet
Documents juridiques ou de conformité
C'est normal, surtout dans les ligues informelles ou seulement pour les adultes.
Les documents ont tendance à apparaître lorsqu'il y a une raison claire à les justifier, et non à l'avance.
L'assurance est un autre domaine sur lequel les ligues se posent habituellement des questions, mais ce n'est pas toujours nécessaire.
Une approche sensée à l'égard des ligues de petite taille
Pour la plupart des ligues, une approche pratique consiste à :
Commencez par des règles claires et écrites
Veiller à ce que l'information sur les jeux et les compétitions soit clairement disponible et à jour
Tenir des registres simples des décisions ou des réunions
Ajouter de nouveaux documents uniquement lorsqu'ils sont vraiment nécessaires
Essayer de créer tous les documents possibles dès le début ajoute généralement un travail inutile sans améliorer le fonctionnement du lien.
La principale conclusion
Les petites ligues sportives n'ont pas besoin d'un grand nombre de documents pour fonctionner correctement.
La plupart reposent sur des documents pratiques, en particulier des règles et des informations sur les matchs, et ajoutent de la structure à mesure que la ligue grandit ou que les circonstances changent.
Si les équipes comprennent comment les matchs fonctionnent, comment les résultats sont traités et ce que l'on attend d'elles, vous disposez déjà des documents les plus importants.